IT / KommunikationMo, 05.11.2012 11:14

Leitfaden zur digitalen Post

Mit Unternehmen kommuniziert die Mehrheit der Verbraucher am liebsten per E-Mail, zum Beispiel bei Service-Anfragen. Die Kunden erwarten dabei eine rasche Antwort – am besten innerhalb weniger Stunden. Wenn zu spät oder gar nicht geantwortet wird, führt dies schnell zu Unzufriedenheit. Dies stellt Mitarbeiter und die IT-Infrastruktur vor große Herausforderungen. In dem neuen Leitfaden „Was bringt die digitale Post?“ gibt der Hightech-Verband Bitkom Tipps, wie E-Mail-Kommunikation erfolgreicher organisiert werden kann. Außerdem wird gezeigt, wie E-Mails sicher aufbewahrt und gemäß den gesetzlichen Regeln verwaltet werden können.

„Auch in Zeiten von sozialen Netzwerken ist die klassische E-Mail ein wichtiges Kommunikationsmittel. Die Einbettung in ein ECM-System steigert die Effizienz der E-Mail-Kommunikation deutlich“, sagt Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom.

Neben die einfache E-Mail treten neue Angebote wie De-Mail oder der E-Post-Brief. Um die sichere elektronische Post nutzen zu können, wird ein Identifikationsnachweis bei der Registrierung benötigt. Dadurch lassen sich später alle rechtssicheren Mails eindeutig einem Absender zuordnen. Dies erlaubt auch den elektronischen Versand von rechtsverbindlichen Dokumenten.

Der Leitfaden beschreibt die technische Funktionsweise der sicheren Mails und geht auf die Integration in bestehende Output-Systeme ein. Zudem wird erklärt, wie De-Mails entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sicher archiviert werden können. Der Leitfaden gibt außerdem einen Ausblick auf die Zukunft der digitalen Post. Denn insbesondere die Kommunikation über soziale Netzwerke ersetzt zunehmend die klassische E-Mail.

Der Leitfaden „Was bringt die digitale Post?“ steht unter www.bitkom.org/de/publikationen/38337_73813.aspx zur kostenlosen Verfügung.

(Redaktion)