KMU & FreiberuflerFr, 11.01.2013 08:56

Fristen beachten bei der Entsorgung von Belegen

Ab dem 1. Januar 2013 kann ein großer Teil der aufbewahrten Geschäftsunterlagen aussortiert werden. Allerdings sollte nicht alles was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Bei vielen Dokumenten sind Fristen zu beachten. Das gilt besonders für Geschäftsunterlagen von Unternehmen oder Freiberuflern. Darauf weist der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg hin.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder versandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abschickt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2013 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

  • Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2002;
  • Inventare, die bis 31.12.2002 oder früher aufgestellt worden sind;
  • Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2002 oder früher aufgestellt worden sind;
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2002 und älter;
  • empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2006 oder früher eingegangen sind;
  • Durchschriften von Handels- bzw. Geschäftsbriefen, die bis zum bis 31.12.2006 oder früher versandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist – also mit Ablauf der Einspruchsfrist – können Belege und Rechnungen vernichtet werden. Aber auch hier gibt es eine Ausnahme: Steuerzahler, deren Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung oder  Kapitaleinkünften in der Summe mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen. Sie müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, müssen zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden. Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

(Redaktion)

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