KMU & FreiberuflerMi, 14.06.2017 09:01

Projekte planen und durchführen: Effizient zum Erfolg

Von: Martin Brus

Projekte sind kurzfristige Arbeitsaufträge, die entweder den gesamten Betrieb ausmachen oder zusätzlich zum Tagesgeschäft übernommen werden. Jedes Unternehmen handhabt die Planung und Durchführung solcher mehr oder weniger zeitlich knappen Belastungen anders. Während einige Unternehmen speziell für die Durchführung von Projekten geschulte Mitarbeiter/-innen unter Vertrag haben, die sich nicht nur im jeweiligen Fachgebiet auskennen, sondern auch Projektmanagement beherrschen, werden in anderen Unternehmen einfach freie Kapazitäten gesucht und die Projekte nach diesem Gesichtspunkt delegiert.

Probleme sind selbstgemacht

Es ist letztendlich eine Frage, wie ernst man seine Projekte nimmt, welche Art von Wertschätzung und Arbeitswille man dem jeweiligen Vertragspartner oder der Vertragspartnerin vermitteln will und wieviel Respekt man den eigenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen entgegenbringt. Natürlich ist es möglich, ein Projekt einfach mal so irgendwie mehr oder weniger nebenbei durchzuwursteln. Aber darunter leidet dann doch die Qualität der Arbeit und damit der Erfolg. Und zwar in ganz erheblichem Ausmaß:
- Ressourcen werden von Anfang an nicht richtig kalkuliert, was zu zeitlichen und finanziellen Fehlplanungen führt.
- Eine klare Arbeitsstruktur gibt es mangels Planung nicht, so dass die Zuständigkeiten unklar sind und damit der Arbeitsablauf gestört ist.
- Es ist unter Umständen gar nicht klar, welche Arbeitsschritte überhaupt benötigt werden und wer diese Aufgaben überhaupt bearbeiten kann.
- Bei Verzögerungen werden im Zweifelsfall zusätzliche finanzielle und zeitliche Ressourcen benötigt, Stichwort Vertragsstrafen. Außerdem leidet der Ruf bei schlampiger und unpünktlicher Arbeit.

Das alles sind völlig unnötige Probleme. Gutes Projektmanagement, und zwar von Anfang an, kann sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen stimmig verteilen, weil das Projekt in allen Phasen und hinsichtlich aller Details durchdacht und geplant wird.


Software für den Erfolg

Projektmanagement-Tool hört sich für viele Unternehmen erst einmal nach teurer Software und zeitintensiven Schulungen für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an, nach noch einer neuen Art der Digitalisierung und mehr Arbeit für den IT-Bereich. Projektmanagement-Tools können schon bei einer einfachen Tabellenkalkulation ansetzen, über einen digitalen Terminplaner und offene Dokumente in einem nur für die jeweiligen Projektmitarbeiter/-innen einsehbaren Bereich des Netzwerks weitergehen und sind bei sogenannten Risk-Management Tools noch lange nicht ausgeschöpft. Wer vorhandene Arbeitskräfte und -zeit beispielsweise zu Beginn des Projekts über einen digitalen und für alle zugänglichen Terminplaner evaluiert und die Arbeitskraft mit dieser Hilfe plant, nutzt bereits ein Projektmanagement-Tool.

Software kann aber noch viel mehr. Spezielle Anwendungen können das komplette Projekt von Anfang an durchstrukturieren, benötigte Kenntnisse und Fähigkeiten beispielsweise den entsprechend ausgebildeten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zuteilen, auf Klick hin deren noch nicht verplante Arbeitszeit anzeigen inklusive Kontaktmöglichkeiten. Über weitere Klicks kann man auf den derzeitigen Arbeitsstand kommen, die noch offenen Fragestellungen hinsichtlich des Projekts anzeigen lassen und das ganze auch noch passwortgeschützt nur für befugte Mitarbeiter/-innen sichtbar machen. Diese Tools ermöglichen nicht nur die schrittweise Planung des Projekts in allen Details, sondern auch Risk-Management. Dabei wird von Anfang an bedacht, zu welchen Problemen es an welcher Stelle der Projektdurchführung kommen kann, wie man diesen Problemen eventuell begegnen könnte und welche Ressourcen in welchem Umfang dafür nötig sind. Meist ist das Risiko damit schon ausgeschaltet, weil sich die Probleme dank der sorgfältigen Planung entweder nicht ergeben oder sie dank der schon vorhandenen Lösung einfach kein Problem, sondern nur ein weiterer Arbeitsschritt sind.


Ganz ohne Investition geht es nicht

Es gibt unzählige Tools zur Planung und Durchführung von Projekten auf dem Markt, die von einfachen, kostenlosen Anwendungen über komplexe Software-Pakete bis hin zu Anwendungen in der Cloud reichen. Je mehr ein Tool kann, desto kostenintensiver ist es in der Regel. Vor allem Risk-Management mit zeitgerechter Warnung und digitalisierter Evaluierung des Arbeitsfortschritts ist nur bei den teureren Anwendungen inklusive. Es lohnt aber durchaus, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Anwendung von IT zu schulen, so dass Projekte künftig sinnvoll durchgeführt werden können. Aber auch der Umstieg auf die digitale Planung und Analyse bereits laufender Projekte kann Zeit und Geld sparen.


In Zahlen?

Konkrete Zahlen lassen sich derzeit gar nicht geben. Denn viele Tools, die zum Projektmanagement genutzt werden, sind in ihrem Ursprung gar keine Management-Tools, sondern kommen aus dem Kreativbereich, dem Bereich der Kalkulation und Buchführung oder sind ursprünglich als ganz andere Anwendungen konzipiert. Ist ein einfaches digitales Adressbuch mit einer Notizfunktion schon ein Projektmanagement-Tool? Welches Unternehmen welche Art von Tool wie nutzt, ist ebenfalls nicht klar zu sagen. Denn jedes Projekt ist anders in seinen Ansprüche, Zielen und der Durchführung. So, wie sich zwischen den verschiedenen Branchen Unterschiede zeigen, sind diese Unterschiede auch innerhalb der einzelnen Unternehmen einer Branche und sogar innerhalb der Belegschaft eines einzelnen Unternehmens vorhanden. Sinnvoll ist, was sich in der praktischen Umsetzung bewährt. Analysen der Verkaufszahlen klassischer PM-Tools zeigen, dass der Bedarf in den USA am größten ist, aber auch in Litauen, Großbritannien, Deutschland und Indien viel genutzt wird. In 35 % der Fälle sind fünf oder weniger Mitarbeiter/-innen am Projekt beteiligt, in 24 % der Fälle bis zu zehn Personen. Und in den letzten Jahren stiegen die Verkaufszahlen bei PM-Tools, die Tendenz wird sich wohl auch fortsetzen. Denn ein immer größerer Teil der Arbeitsleistung wird über Projekte erbracht.

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