KMU & FreiberuflerFr, 05.10.2012 11:18

Qualitätsmanagement: Das Zertifizierungsaudit

Von: Michael Schmidt

In den letzten Artikeln zum Thema Qualitätsmanagement haben Sie erfahren, was bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems wichtig ist, was die DIN EN ISO 9001 fordert und wie Sie den richtigen Berater auswählen. Wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt haben, besteht die Möglichkeit sich dieses System zertifizieren zu lassen. Diese Zertifizierung wird auch „externes Audit“ genannt.

Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle achten? Neben den namhaften wie beispielsweise TÜV, Dekra, SGS gibt es auch kleinere, eher unbekannte Zertifizierungsgesellschaften. Ob man besser mit kleinen oder großen Gesellschaften zusammenarbeiten sollte, kann man pauschal nicht sagen. Hier kommt es natürlich auf den Preis und auf das Image eines Zertifizierers an. Sie sollten entscheiden auf welche Kriterien Sie Wert legen.

Als erstes ist darauf zu achten, dass die Zertifizierungsgesellschaft ein „Akkreditiv“ (Bescheinigung der Übereinstimmung, Konformität nach Vorgaben der Akkreditierungsstelle) für die vorgesehene Zertifizierung besitzt. Solche Akkreditive werden nach einer Prüfung durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) ausgegeben. Seit dem 1. Januar 2010 ist die DAkkS die alleinige Vergabestelle von Akkreditiven in Deutschland. Vorgängergesellschaften wie DGA, DACH und TGA sind mit der DAkkS fusioniert.

Auf der Homepage der DAkkS finden Sie eine Datenbank der akkreditierten Zertifizierer. Hier können auch die „Scopes“ (Branchenschlüssel) der einzelnen Zertifizierungsgesellschaften eingesehen werden. Jede Zertifizierungsgesellschaft hat sich auf verschiedene Branchen spezialisiert. Das Scopesystem umfasst 39 verschiedene Branchen. Wenn Sie nun eine Zertifizierungsgesellschaft gefunden haben, die ein Akkreditiv besitzt und den für sie passenden Scope, können Sie sicher sein, dass das Zertifikat später überall anerkannt wird.

Sobald sie einen Auftrag erteilt haben wird sich der zuständige Auditor bei Ihnen melden um die weitere Vorgehensweise mit Ihnen abzustimmen. Der Weg bis zum Zertifikat sieht in der Regel wie folgt aus:

1. Voraudit (optional): Beim Voraudit werden Schwachstellen in der Dokumentation und in der Einführung des Managementsystems aufgezeigt. (Sollten Sie mit einem Berater zusammenarbeiten können Sie sich das im Normalfall sparen.)

2. Audit Stufe 1 (Bereitschaftsbewertung): Die Managementsystemunterlagen (QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen etc.) werden vom Auditor bewertet und anhand eines Auditprotokolls dokumentiert (Prozessanalyse). Das Audit Stufe 1 wird beim zu zertifizierenden Unternehmen vor Ort durchgeführt. Das Unternehmen, die Prozesse, Kennzahlen und Ziele werden identifiziert. Auch der interne Auditbericht und Managementbericht werden betrachtet. Das Audit Stufe 1 könnte man auch als Dokumentenaudit bezeichnen. Ebenso hilft es dem Auditor bei der Erstellung eines Auditplanes für das Zertifizierungsaudit (Audit Stufe 2).

3. Audit Stufe 2 (Zertifizierungsaudit): Mit Beginn der Stufe 2 erhält der Auftraggeber einen mit ihm abgestimmten Auditplan. Dem Auditplan ist zu entnehmen, welche Bereiche am Tag des Audits zu welcher Uhrzeit vom Auditor geprüft werden. Beim Zertifizierungsaudit wird die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft. Aufgabe des Unternehmens ist es hierbei die praktische Anwendung des Managementsystems zu demonstrieren. Nach Beendigung des Audits werden dem Auftraggeber die Ergebnisse des Audits mitgeteilt. Sämtliche Feststellungen aus dem Audit erhält der Auftraggeber auch zusammengefasst in einem schriftlichen Bericht. Bei festgestellten gravierenden Abweichungen ist ggf. ein Nachaudit bzw. die Einreichung neuer Unterlagen erforderlich.

4. Zertifikaterteilung: Die Zertifikatserteilung erfolgt durch positive Prüfung des Zertifizierungsstellenleiters. Dies kann erst geschehen wenn nachweislich sämtliche Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen umgesetzt wurden.

Zertifikate werden in der Regel mit einer Gültigkeit von 3 Jahren ausgegeben. Voraussetzung für den Erhalt der Gültigkeit, ist alle 12 Monate ein Überwachungsaudit durch die Zertifizierungsstelle durchführen zu lassen. Nach diesen drei Jahren erfolgt die Re-Zertifizierung. Wurde diese erfolgreich bestanden, wird die Gültigkeit des Zertifikates um weitere 3 Jahre verlängert.

Bei der Werbung mit ISO 9001-Zertifizierungen ist Zurückhaltung geboten. Prädikate wie „TÜV-geprüft“, „ISO 9001-zertifiziert“ oder ähnliches dürfen sich stets nur auf das zertifizierte Unternehmen beziehen. Es darf folglich nicht der Eindruck erweckt werden, ein oder alle Produkte seien „TÜV-geprüft“.

Zum Autor: Michael Schmidt ist Unternehmer und ausgebildeter Auditor der DIN EN ISO 9001. Er hat in den Vergangenen Jahren mehr als 100 kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von Managementsystemen und darüber hinaus begleitet. Nähere Informationen stehen unter www.schmidt-schwenk.de zur Verfügung.