KMU & FreiberuflerFr, 07.09.2012 11:23

Qualitätsmanagement: Die DIN EN ISO 9001 – was fordert sie eigentlich wirklich?

Von: Daniela Schwenk

Die Norm DIN EN ISO 9001 ist eine internationale Norm, mit Vorgabe von Mindeststandards für Qualitätsmanagement- Systeme. Sie gibt einige zwingend notwendige Dokumentationen für ein Qualitätsmanagement- System (folgend QMS genannt) vor, die bei einer erfolgreichen Zertifizierung vorhanden sein müssen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Mindestanforderungen für ein Qualitätsmanagement- System.

Als erstes wird ein Qualitätsmanagement- Handbuch geschrieben. Darin wird unter anderem das Unternehmen vorgestellt und die Qualitätspolitik genau beschrieben. Es ist außerdem möglich, bestimmte Normenabschnitte auszuschließen (das Kapitel „Entwicklung“ kann beispielsweise ausgeschlossen werden). Auch diese Ausschlüsse werden im Qualitätsmanagement- Handbuch genannt und begründet.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind die Qualitätsziele. Diese müssen „SMART“ (schriftlich, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) definiert und dokumentiert werden.

In der „Selbstverpflichtung der Leitung“ verpflichtet sich die Geschäftsleitung dazu, das QMS umzusetzen und alles Notwendige dafür zu tun und bereitzustellen. Außerdem wird von der Geschäftsleitung ein Verantwortlicher für das QMS aus dem Führungsteam benannt.

Der Verantwortliche hat, neben anderen Dingen, die Aufgabe mindestens einmal pro Jahr ein internes Audit durchzuführen. Für dieses interne Audit erstellt er einen Fragenkatalog, der sicher stellt, dass sämtliche Abläufe und Prozesse im Unternehmen überprüft werden. Die Ergebnisse dieses internen Audits werden dann im Auditbericht zusammengefasst.

Auf Grundlage dieses internen Auditberichts erstellt dann die Geschäftsleitung, ebenfalls mindestens einmal pro Jahr, den „Managementbericht“. Hier werden keine einzelnen Prozesse betrachtet, sondern das gesamte Unternehmen und die Leistungen des QMS insgesamt.

Wiederum wichtig ist die „Prozesslandschaft“. Sie beschreibt in groben Punkten das, was das Unternehmen leistet und produziert. Sie besteht aus Managementprozessen (z.B. Personalplanung), aus Kernprozessen (z.B. Auftragsbearbeitung), aus unterstützenden Prozessen (z.B. Verwaltung) und Verbesserungsprozessen (z.B. Mitarbeiterentwicklung).

Ein QMS nach der DIN EN ISO 9001 muss folgende Verfahrensanweisungen enthalten:

  • „Lenkung von Dokumenten“: Regelung der Freigabe, Gültigkeit, Verfügbarkeit und Änderungen von Dokumenten
  • „Lenkung von Aufzeichnungen“: regelt die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, die Datensicherung und welche Datenschutzvereinbarungen notwendig sind
  • „Lenkung von Vorbeugemaßnahmen“: regelt die Vermeidung zukünftiger Fehler, wer informiert werden muss und wie Maßnahmen eingeleitet werden um einzelne Prozesse und Aufgaben im Unternehmen zu verbessern
  • „Lenkung von Fehlern“: regelt wie mit Fehlern im Unternehmen umgegangen wird, wer zu benachrichtigen ist, wer überprüft, wie Fehler dokumentiert werden und wie die Kosten eines Fehlers errechnet werden
  • „Lenkung von Korrekturmaßnahmen“: erklärt wie, wann und wer eine Korrekturmaßnahme eines Fehlers einleitet, wer darüber in Kenntnis gesetzt werden muss und wo fest gehalten wird, dass der Fehler korrigiert wurde
  • „Internes Audit“: erklärt, den Ablauf des internen Audits. Beim internen Audit überprüft der Verantwortliche sämtliche Abläufe und Prozesse im Unternehmen.

Wenn Sie all diese Mindestanforderungen mit Ihrem QMS erfüllt haben, dann steht einer erfolgreichen Zertifizierung meist nichts mehr im Wege. Sämtliche Dokumentation muss immer auch dem jeweiligen Unternehmen und dessen Komplexität angepasst werden. Bei manchen ist ein umfangreicheres System nötig, bei anderen nicht.

Für den Anfang ist es ratsam das QMS nicht zu überfrachten. Pflegen Sie nur das Notwendige und bereits Vorhandene im QMS ein und passen dann nach und nach das QMS dem Unternehmen an (nicht das Unternehmen dem QMS anpassen). Das System soll gesund mit dem Unternehmen wachsen und sich verändern.

Wie man weiterhin beim Aufbau eines QMS vorgehen sollte und wie Sie den für Sie richtigen Berater auswählen und finden, erfahren Sie in den nächsten Beiträgen der Qualitätsmanagement- Reihe. Die beschriebenen Anforderungen können Sie als Beispiele über folgenden Link einsehen und downloaden: www.schmidt-schwenk.de/services-view/download/

Zur Autorin: Daniela Schwenk ist Unternehmerin und betreut Kunden bei der Einführung von Qualitätsmanagement Systemen sowie der ganzheitlichen Erhaltung und Steigerung der Qualität. Nach dem erfolgreichen Aufbau eines produzierenden Unternehmens in Deutschland aus Dänemark als Geschäftsleitung hat sie mit einem Partner ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nähere Informationen stehen unter www.schmidt-schwenk.de zur Verfügung.